1明確記錄控制的職責(zé)和權(quán)限
所有管理體系運(yùn)行所涉及的部門(mén)都必須保留自己的工作情況和體系運(yùn)行當(dāng)中的記錄和必要的追溯性,、證明性記錄,。指定一個(gè)部門(mén)收集、歸檔和保存相關(guān)質(zhì)量和技術(shù)記錄,，負(fù)責(zé)建立和管理人員技術(shù)檔案和設(shè)備技術(shù)檔案和各類(lèi)記錄表格的審核和發(fā)放等,，一般為管理部門(mén)。各檢定部門(mén)按規(guī)定要求填寫(xiě),、整理本部門(mén)使用的記錄,。形成以管理部門(mén)為主，檢定部門(mén)為輔的記錄控制和管理,。
2記錄管理的明細(xì)
記錄的識(shí)別
所有記錄均按管理體系各個(gè)不同的活動(dòng)和規(guī)范考核
分類(lèi)的目錄納入其具體的對(duì)應(yīng)項(xiàng)目,，并且編入體系文件。
記錄的收集
記錄由管理體系各活動(dòng)參與人根據(jù)預(yù)先制定的表格具體記錄,，然后定期匯總至管理部門(mén),。
記錄的編號(hào)與檢索
①各實(shí)驗(yàn)室可自行制定編號(hào)規(guī)則，例如：某檢定裝置標(biāo)準(zhǔn)檔案號(hào)為71號(hào),，該標(biāo)準(zhǔn)的原始記錄有兩種,，所以該檢定裝置的原始記錄編號(hào)分別為71JL2-1、71JL2-2,。
②記錄的檢索可以根據(jù)記錄名稱(chēng),、歸檔編號(hào)、收集日期等信息在臺(tái)帳中查詢(xún),。
記錄的存取及儲(chǔ)存
記錄的目錄可以活頁(yè)形式編入體系文件,，具體記錄暫時(shí)保存在質(zhì)量活動(dòng)的各個(gè)部門(mén)，年底由管理部門(mén)裝訂成冊(cè)保存,。其目錄同時(shí)存入計(jì)算機(jī),。查取時(shí)，可通過(guò)計(jì)算機(jī)檢索目錄,，先查到部門(mén),，再根據(jù)分類(lèi)和日期查找。也可通過(guò)體系
文件目錄來(lái)查找,。
記錄的維護(hù)和處理
①所有的記錄分別由各個(gè)不同的質(zhì)量活動(dòng)的職能部門(mén)來(lái)填寫(xiě),，由管理部門(mén)定期監(jiān)督檢查。發(fā)現(xiàn)有缺陷或不足,，及時(shí)通知具體填寫(xiě)部門(mén)改進(jìn)并作為內(nèi)部審核的依據(jù),。
②記錄的填寫(xiě)應(yīng)符合客觀、真實(shí)、準(zhǔn)確的原則,，填寫(xiě)的內(nèi)容要清楚,、詳細(xì)、完整,、字跡清楚,，并且應(yīng)隨質(zhì)量活動(dòng)的發(fā)生而進(jìn)行，禁止后補(bǔ),。記錄的填寫(xiě)出現(xiàn)錯(cuò)誤需要更改時(shí),，應(yīng)在錯(cuò)誤處劃雙橫線(xiàn)以示去除，同時(shí)將正確的內(nèi)容寫(xiě)在上面的空白處,，并加蓋更正人印章,，禁止在錯(cuò)誤處涂改；記錄應(yīng)有記錄人簽字并注明日期,。
③當(dāng)年記錄保存在具體記錄部門(mén),，第二年上交管理部門(mén)統(tǒng)一編號(hào)歸檔，確保每本記錄均有唯一的名稱(chēng)和編號(hào),，規(guī)定出保存期,，超過(guò)期限的，酌情處理或銷(xiāo)毀,。保存應(yīng)確保安全和不丟失,，在內(nèi)審時(shí)應(yīng)檢查質(zhì)量記錄的可信度，并督促可信度差的部門(mén)及時(shí)改正,。
④存入計(jì)算機(jī)的記錄,，只有管理部門(mén)根據(jù)授權(quán)指令可以修改，并通過(guò)密碼進(jìn)入,。其他職能部門(mén)只能通過(guò)共享進(jìn)行閱讀,，不能存取和修改。程序員定期對(duì)存儲(chǔ)記錄進(jìn)行光盤(pán)刻錄備份,。
⑤所有記錄應(yīng)做好保密,，管理體系任何環(huán)節(jié)均不得把記錄失密。本所內(nèi)部人員查閱記錄須經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)后登記方可查閱,；外部人員須要查閱,，應(yīng)在注意為其他客戶(hù)
信息保密的前提下，經(jīng)質(zhì)量負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后登記方可查閱,。
