監(jiān)督過程中的常見問題
從《法定計量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》中可以看出質(zhì)量監(jiān)督的對象是人, 是對人員的控制, 目的是保證人員自始至終具備能力, 主要是通過監(jiān)督員目擊被監(jiān)督人員檢定 (校準(zhǔn)、檢測) 過程或檢查被監(jiān)督人員的原始記錄和結(jié)果報告來驗證人員的能力。有的技術(shù)機(jī)構(gòu)把監(jiān)督對象列為設(shè)備,、證書等, 而不是對人員的監(jiān)督。例如:有的技術(shù)機(jī)構(gòu)管理評審輸入材料的監(jiān)督總結(jié)實(shí)際就是份證書抽查報告,。還有的技術(shù)機(jī)構(gòu)將質(zhì)量監(jiān)督與質(zhì)量監(jiān)控概念為混淆, 導(dǎo)致在程序文件及實(shí)際操作過程, 用質(zhì)控代替監(jiān)督, 或者用監(jiān)督來替代質(zhì)控,。例如:有的技術(shù)機(jī)構(gòu)的監(jiān)督計劃就是要參加比對和能力驗證。
例如:有的技術(shù)機(jī)構(gòu)在質(zhì)量體系文件中僅規(guī)定了質(zhì)量監(jiān)督員職責(zé)和監(jiān)督領(lǐng)域, 另外規(guī)定對質(zhì)量管理體系和技術(shù)運(yùn)作的各環(huán)節(jié)中所出現(xiàn)的不符合工作的識別,、跟蹤、處理只是由業(yè)務(wù)室負(fù)責(zé),?？梢娊^大部分技術(shù)機(jī)構(gòu)雖然建立了質(zhì)量監(jiān)督工作程序, 但是監(jiān)督的對象、方式,、方法,、結(jié)果評價和監(jiān)督頻率及監(jiān)督員的職責(zé)、權(quán)利等規(guī)定不合理,。一是技術(shù)機(jī)構(gòu)最高管理者沒有應(yīng)賦予監(jiān)督員足夠的權(quán)利, 造成監(jiān)督員沒有足夠的權(quán)利實(shí)施監(jiān)督, 監(jiān)督只是流于形式, 監(jiān)督員只是擺設(shè),。二是監(jiān)督無計劃, 監(jiān)督覆蓋面不全, 不能使計劃監(jiān)督和日常監(jiān)督有機(jī)的結(jié)合。三是監(jiān)督方式單一, 重點(diǎn)不明確, 未覆蓋關(guān)鍵人員,、關(guān)鍵過程,、關(guān)鍵項目等。四是監(jiān)督記錄信息不全, 記錄中無法充分體現(xiàn)監(jiān)督的內(nèi)容,。
《法定計量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》要求管理評審的輸入應(yīng)包括監(jiān)督人員報告, 以利于技術(shù)機(jī)構(gòu)的改進(jìn)提高,。但很多技術(shù)機(jī)構(gòu)未定期對監(jiān)督工作進(jìn)行總結(jié)分析, 未輸入管理評審, 發(fā)現(xiàn)了問題后不管問題是否嚴(yán)重, 僅僅進(jìn)行糾正, 未進(jìn)行原因分析, 未采取有效的糾正措施, 或者雖然采取了糾正措施, 但未驗證糾正措施的有效性, 導(dǎo)致類似的問題一再發(fā)生。
技術(shù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的質(zhì)量監(jiān)督員往往為本科室成員, 而且由于平時業(yè)務(wù)工作繁重, 很多技術(shù)機(jī)構(gòu)設(shè)置的質(zhì)量監(jiān)督員還不是業(yè)務(wù)骨干,。這就造成了一是在履行監(jiān)督職責(zé)時抹不開面子, 對不合理不正確的做法不能及時指出, 或者發(fā)現(xiàn)了不符合不記錄不上報,。二是提交的監(jiān)督報告, 不能反映真正的問題, 例如, 有的技術(shù)機(jī)構(gòu)所有監(jiān)督記錄中均沒有發(fā)現(xiàn)不符合, 但在實(shí)際工作中這是不可能的。三是有的監(jiān)督員的技術(shù)能力不能滿足專業(yè)要求, 或者缺乏足夠的組織資源, 無力對不符合的工作實(shí)施監(jiān)控, 無法發(fā)現(xiàn)實(shí)質(zhì)性問題,。四是有些技術(shù)機(jī)構(gòu)只重視對新員工,、在培員工的監(jiān)督, 認(rèn)為老員工工作經(jīng)驗豐富, 不易發(fā)生問題, 而忽略了對老員工的監(jiān)督。
1日常監(jiān)督工作存在問題的對策
領(lǐng)導(dǎo)充分重視與支持是全方位開展質(zhì)量監(jiān)督工作的前提, 通過各種方式反復(fù)強(qiáng)調(diào)監(jiān)督的重要性, 使質(zhì)量監(jiān)督意識深入人心, 才能確保工作的順利展開,。技術(shù)機(jī)構(gòu)最高管理者應(yīng)賦予監(jiān)督員足夠的權(quán)利與資源, 監(jiān)督員應(yīng)有渠道直接與技術(shù)負(fù)責(zé)人,、質(zhì)量負(fù)責(zé)人乃至最高管理者溝通。在監(jiān)督過程中遇到阻力和問題時有領(lǐng)導(dǎo)支持提供堅強(qiáng)的后盾, 才能使監(jiān)督員沒有后顧之憂,。
技術(shù)機(jī)構(gòu)要制定詳實(shí)的質(zhì)量監(jiān)督控制程序, 明確監(jiān)督員的職責(zé)、權(quán)利, 規(guī)定監(jiān)督的方式方法,、監(jiān)督頻次等, 對監(jiān)督計劃,、方式、記錄,、結(jié)果評價,、監(jiān)督頻率、監(jiān)督重點(diǎn),、重要問題的報告渠道等均要制定成詳細(xì)的程序和作業(yè)指導(dǎo)書, 以指導(dǎo)監(jiān)督工作的開展, 使監(jiān)督員有章可依, 有據(jù)可循,。一是明確監(jiān)督員的職責(zé):監(jiān)督人員對從事檢定、校準(zhǔn)和檢定的人員 (包括在培人員) 實(shí)施有效的監(jiān)督,。尤其不應(yīng)把監(jiān)督員和內(nèi)審員的職責(zé)混淆, 不應(yīng)把質(zhì)量監(jiān)督和質(zhì)量監(jiān)控混淆,。二是明確監(jiān)督員的權(quán)利。當(dāng)發(fā)現(xiàn)檢定工作發(fā)生偏離, 影響檢定數(shù)據(jù)和結(jié)果時, 有權(quán)要求中止檢定工作;有權(quán)扣發(fā)有問題的報告;對糾正措施和結(jié)果不滿意時, 可以與相關(guān)人員溝通, 提出整改建議等,。三是要設(shè)計科學(xué)合理的監(jiān)督記錄表格式, 監(jiān)督記錄要完整,、充分、真實(shí), 能顯示充足的監(jiān)督信息, 它的格式應(yīng)是受控的, 是體系文件的一部分,。
一是選擇合適的監(jiān)督人員,。《法定計量檢定機(jī)構(gòu)考核規(guī)范》明確了監(jiān)督人員必須滿足的條件:熟悉相關(guān)專業(yè)的檢定,、校準(zhǔn)或檢定的方法,、程序、目的和結(jié)果評價,。監(jiān)督人員應(yīng)有適當(dāng)?shù)馁Y歷并受過良好的培訓(xùn), 應(yīng)有足夠的權(quán)利,、專業(yè)知識和技術(shù)機(jī)構(gòu)工作經(jīng)驗。技術(shù)機(jī)構(gòu)的質(zhì)量監(jiān)督主要是技術(shù)質(zhì)量監(jiān)督, 就專業(yè)知識而言, 對監(jiān)督人員的技術(shù)要求應(yīng)高于一般檢定人員,。二是技術(shù)機(jī)構(gòu)應(yīng)對監(jiān)督人員進(jìn)行系統(tǒng)和持續(xù)培訓(xùn)和指導(dǎo), 確保質(zhì)量監(jiān)督人員對監(jiān)督的意義,、目的、方式,、方法等熟悉, 使其及時了解熟悉新的技術(shù)要求,、標(biāo)準(zhǔn)要求及規(guī)范要求, 確保其能力的持續(xù)符合。三是對監(jiān)督員的監(jiān)督記錄,、監(jiān)督報告進(jìn)行核查考評, 督促其改進(jìn)提高,。
一是確保監(jiān)督員的足夠配備,。監(jiān)督人員應(yīng)覆蓋技術(shù)機(jī)構(gòu)所有檢定場所和專業(yè)領(lǐng)域, 首先要考慮監(jiān)督員的專業(yè)領(lǐng)域, 監(jiān)督員應(yīng)在自己熟悉的專業(yè)領(lǐng)域內(nèi)實(shí)施監(jiān)督, 全部監(jiān)督員的專業(yè)領(lǐng)域應(yīng)能夠覆蓋技術(shù)機(jī)構(gòu)的全部檢定專業(yè),。其次應(yīng)考慮技術(shù)機(jī)構(gòu)的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置, 每個專業(yè)檢定室不能少于一名監(jiān)督員。質(zhì)量監(jiān)督員一般應(yīng)占專業(yè)技術(shù)崗位人員的10%-20%,。二是監(jiān)督要覆蓋全面, 重點(diǎn)要明確,。監(jiān)督應(yīng)覆蓋技術(shù)機(jī)構(gòu)所有檢定人員;包括簽約人員、額外技術(shù)人員及關(guān)鍵的支持人員, 尤其是在培人員。明確新項目,、新設(shè)備,、新人員、重要檢定業(yè)務(wù)的監(jiān)督,。監(jiān)督是閉環(huán)的, 而且有些監(jiān)督員本身也從事檢定活動, 故監(jiān)督員也應(yīng)受到監(jiān)督,。
監(jiān)督不僅能發(fā)現(xiàn)不符合, 同時也能不斷識別改進(jìn)的機(jī)會, 促使技術(shù)機(jī)構(gòu)持續(xù)改進(jìn), 以滿足客戶和其他相關(guān)方日益增長和不斷變化的需求與期望。
監(jiān)督員應(yīng)根據(jù)外審,、內(nèi)審,、管理評審發(fā)現(xiàn)的問題、工作進(jìn)展,、顧客反饋,、計量比對或能力驗證的結(jié)果、意見及其他渠道得到的信息, 針對具體人員做具體活動制定質(zhì)量監(jiān)督計劃,。監(jiān)督可分為定期監(jiān)督和日常監(jiān)督,。監(jiān)督應(yīng)在年初制定一個整體的監(jiān)督計劃, 包括監(jiān)督的方式、頻次,、重點(diǎn),、涵蓋日常監(jiān)督和定期監(jiān)督。
根據(jù)監(jiān)督的范圍可分為全過程跟蹤監(jiān)督和關(guān)鍵環(huán)節(jié)的重點(diǎn)監(jiān)督,。全過程跟蹤監(jiān)督, 可以在檢定工作開始后全程監(jiān)督, 觀察檢定過程中的每一個環(huán)節(jié)是否按照相應(yīng)要求進(jìn)行;也可以在業(yè)務(wù)培訓(xùn)后通過書面考試了解人員對檢定技術(shù)的掌握程度, 這主要針對新進(jìn)人員的培訓(xùn)監(jiān)督;還可以在考核,、能力驗證、室間比對時采取這種監(jiān)督方法, 以便在檢定結(jié)果不符合時進(jìn)行原因分析;關(guān)鍵環(huán)節(jié)的重點(diǎn)監(jiān)督, 這是日常的重點(diǎn), 是質(zhì)量監(jiān)督的難點(diǎn), 也是日常監(jiān)督最常用的監(jiān)督方式,。對一些重要的工作環(huán)節(jié),、工作業(yè)務(wù)、檢定項目以及人員要重點(diǎn)實(shí)施監(jiān)督, 比如新的檢定項目,、新的檢定設(shè)備,、新的檢定人員、重要的檢定業(yè)務(wù),、容易出問題的重要環(huán)節(jié)等等,。可采取抽查, 考核, 人員比對,、儀器比對等方法,。例如有的技術(shù)機(jī)構(gòu)在擴(kuò)項評審中提供的的監(jiān)督記錄中, 并沒有新擴(kuò)項目的監(jiān)督記錄, 這樣的不符合項是比較嚴(yán)重的, 因為新擴(kuò)項項目肯定是技術(shù)機(jī)構(gòu)的新項目, 是恰恰需要重點(diǎn)實(shí)施監(jiān)督的。
監(jiān)督記錄應(yīng)包括被監(jiān)督人姓名, 監(jiān)督方法,、不符合工作描述, 嚴(yán)重性評價, 要求糾正的時間,、方式, 不符合產(chǎn)生的原因, 糾正措施的內(nèi)容, 糾正措施的完成情況及糾正措施有效性的評價。
監(jiān)督過程中發(fā)現(xiàn)不符合首先要對不符合的嚴(yán)重性進(jìn)行評價,。如為輕微不符合, 則只需進(jìn)行糾正, 并對糾正的有效性作評價;對嚴(yán)重不符合或不符合重復(fù)發(fā)生的, 應(yīng)采取糾正措施,。調(diào)查分析發(fā)生不符合工作原因, 并針對原因制定、實(shí)施糾正措施, 防止不符合工作的再次發(fā)生。規(guī)定糾正時間并實(shí)施跟蹤, 評價糾正措施的有效性,。監(jiān)督管理部門應(yīng)對監(jiān)督結(jié)果進(jìn)行統(tǒng)計和分析并作為管理評審的輸入, 確保管理體系有效性及其過程有效性的改進(jìn), 確保與法律要求和顧客要求有關(guān)的檢定,、校準(zhǔn)和檢測的改進(jìn)。
有效的質(zhì)量監(jiān)督監(jiān)督能驗證檢定人員是否自始至終具備相應(yīng)的技術(shù)能力, 促使技術(shù)機(jī)構(gòu)質(zhì)量管理體系不斷完善和持續(xù)改進(jìn), 確保技術(shù)機(jī)構(gòu)檢定質(zhì)量持續(xù)滿足客戶和其他相關(guān)方日益增長和不斷變化的需求與期望,。
